Διαδικασίες/ Στάδια Ελέγχου

Οι δραστηριότητες του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου.

Ετοιμασία και Έγκριση Προγράμματος Εργασιών Ελέγχου:

Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζει ένα μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών ελέγχου, βασισμένο σε μια κατάλληλη μέθοδο αξιολόγησης κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά/ Εκτελεστικά Όργανα του Πανεπιστημίου ή την Επιτροπή Ελέγχου. Το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου υποβάλλεται για έγκριση στην Επιτροπή Ελέγχου, στην αρχή του έτους και αναθεωρείται σε οποιοδήποτε στάδιο κατά τη διάρκεια του έτους, όταν κριθεί αναγκαίο.

Στάδια Ελέγχου:

Εναρκτήρια συνάντηση

Οι εργασίες ελέγχου αρχίζουν με μιαν εναρκτήρια συνάντηση, για συζήτηση μεταξύ Λειτουργών/ Βοηθών Λειτουργών του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου και Λειτουργών του ελεγχόμενου Τμήματος/ Υπηρεσίας, του σκοπού και στόχου του ελέγχου. Σημειώνεται ότι οι εργασίες ελέγχου μπορεί να αρχίσουν χωρίς καμία ειδοποίηση ή συνάντηση, αν κριθεί ότι ο αιφνίδιος έλεγχος διασφαλίζει καλύτερα την επιτυχία των στόχων του ελέγχου.

Διεξαγωγή εργασιών ελέγχου

Εφόσον κάθε έλεγχος είναι μοναδικός, οι διαδικασίες διεξαγωγής ελέγχου μπορεί να διαφέρουν. Σ’ έναν τυπικό έλεγχο, οι Λειτουργοί του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, που σχεδιάστηκαν και υιοθετήθηκαν σε ένα Τμήμα/ Υπηρεσία και ελέγχουν τη συμβατότητα των διαδικασιών που εφαρμόζονται, με τα συστήματα αυτά.

Τελική συνάντηση με τους ενδιαφερόμενους

Με την ολοκλήρωση των εργασιών ελέγχου επισημαίνονται όλα τα θέματα/ ζητήματα τα οποία χρήζουν ενημέρωσης ή/και περαιτέρω διευκρινίσεων από τους ενδιαφερόμενους.

Στην τελική διευκρινιστική συνάντηση με τους ενδιαφερόμενους Λειτουργούς των Υπηρεσιών/ Τμημάτων, γίνεται παρουσίαση των θεμάτων/ ζητημάτων, διαπιστώσεων και εισηγήσεων και προσδιορίζονται οι τελικές απόψεις και εισηγήσεις.

Ετοιμασία και αποστολή της Έκθεσης Ελέγχου στους ενδιαφερόμενους

Ο Εσωτερικός Ελεγκτής αποστέλλει την τελική του Έκθεση στους ενδιαφερόμενους, για τυχόν σχόλια/ απόψεις/ εισηγήσεις.
Η τελική Έκθεση Ελέγχου περιλαμβάνει:

• Περίληψη (executive summary) με τα σημαντικότερα συμπεράσματα και εισηγήσεις.
• Λεπτομερή Έκθεση με τις παρατηρήσεις, διαπιστώσεις, συμπεράσματα και εισηγήσεις.
• Τυχόν άλλα στοιχεία/ αναφορές/ έγγραφα κριθούν αναγκαία.

Μελέτη Έκθεσης από τους ενδιαφερόμενους και αποστολή σχολίων/ απόψεων/
εισηγήσεων

Οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν στον Εσωτερικό Ελεγκτή τα σχόλια/ απόψεις/ εισηγήσεις τους, εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία αποστολής της τελικής Έκθεσης. Η μη λήψη απάντησης, εντός του πιο πάνω χρονικού πλαισίου, θα ερμηνεύεται ότι οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν οποιαδήποτε σχόλια/ απόψεις ή εισηγήσεις και ότι συμφωνούν με το περιεχόμενο, τα συμπεράσματα και τις εισηγήσεις της Έκθεσης.

Η τελική Έκθεση του Εσωτερικού Ελεγκτή, μαζί με τις απόψεις/ σχόλια/ εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στην Επιτροπή Ελέγχου, για μελέτη και υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο.

Σημειώνεται ότι οι Εκθέσεις του Εσωτερικού Ελεγκτή δεν συζητούνται σε άλλο Σώμα/ Επιτροπή πριν τύχουν μελέτης από την Επιτροπή Ελέγχου.

Μελέτη Έκθεσης από την Επιτροπή Ελέγχου:

Η Επιτροπή Ελέγχου μελετά την Έκθεση Ελέγχου και τα σχετικά σχόλια/ απόψεις των ενδιαφερομένων.

Υποβολή εισηγήσεων

Η Επιτροπή Ελέγχου υποβάλλει τις εισηγήσεις της στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, για λήψη απόφασης.

Παρακολούθηση Υλοποίησης των Αποφάσεων (Follow Up):

Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου παρακολουθεί την υλοποίηση των αποφάσεων του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου και ενημερώνει ανάλογα την Επιτροπή Ελέγχου.

Ανατροφοδότηση

Τα αποτελέσματα του ελέγχου, οι αποφάσεις της Επιτροπής Ελέγχου και η υλοποίησή τους από τις αρμόδιες Υπηρεσίες χρησιμοποιούνται για την ετοιμασία του ελεγκτικού πλάνου για το επόμενο έτος.

 Διάγραμμα Ροής Διαδικασιών Ελέγχου