Όπως αυτοί εγκρίθηκαν κατά την 30η Συνεδρία του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου στις 15 Απριλίου 2014

1. Εσωτερικός Έλεγχος 

1.1. Ορισμός

O Εσωτερικός Έλεγχος είναι μια ανεξάρτητη, αντικειμενική και συμβουλευτική δραστηριότητα, σχεδιασμένη να προσθέτει αξία και να βελτιώνει τις λειτουργίες του Τεχνολογικού Πανεπιστημίου Κύπρου. Βοηθά το Πανεπιστήμιο να επιτύχει τους στόχους του, υιοθετώντας μια συστηματική και επαγγελματική προσέγγιση για την αξιολόγηση και βελτίωση της αποτελεσματικότητας των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και των διαδικασιών διακυβέρνησης.

1.2. Αποστολή

Αποστολή του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, είναι η προσφορά ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης, των εσωτερικών συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, της διαχείρισης κινδύνων και διαδικασιών διακυβέρνησης, συμβάλλοντας ουσιαστικά και αποτελεσματικά στην επίτευξη των στόχων του Πανεπιστημίου.

1.3. Στόχοι

Οι στόχοι του Εσωτερικού Ελέγχου περιλαμβάνουν:

• Την ανεξάρτητη τροφοδότηση και καθοδήγηση της Διοίκησης και των Οργάνων του Πανεπιστημίου με τα απαραίτητα στοιχεία, πληροφορίες και εισηγήσεις, για λήψη κατάλληλων διορθωτικών μέτρων και αποφάσεων.
• Την ανεξάρτητη και αντικειμενική εκτίμηση συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Εγκυκλίους και Αποφάσεις των Σωμάτων/ Επιτροπών και άλλων Οργάνων.
• Τη διασφάλιση των Θεσμών και Αρχών Χρηστής Διοίκησης.
• Τη διασφάλιση της αποτελεσματικής αξιοποίησης και διαχείρισης των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου.
• Τη διαφύλαξη και διασφάλιση των Περιουσιακών Στοιχείων του Πανεπιστημίου.
• Τον έλεγχο της αποδοτικής και αποτελεσματικής λειτουργίας των δραστηριοτήτων του Πανεπιστημίου, με στόχο τη μελλοντική βελτίωσή τους.
• Τον έλεγχο της επάρκειας και αποτελεσματικότητας των διαδικασιών, των δικλίδων ασφαλείας, των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, των στρατηγικών και της διαχείρισης των τομέων υψηλού κινδύνου.
• Τον έλεγχο των πληροφορικών συστημάτων και των ελέγχων που ενσωματώνονται σε αυτά, για να υποστηρίξουν τις διαδικασίες και στόχους του Πανεπιστημίου.

1.4. Οργάνωση

Ο Εσωτερικός Ελεγκτής αναφέρεται στην Επιτροπή Ελέγχου του Συμβουλίου και το Συμβούλιο. Για ότι αφορά σε υπηρεσιακά θέματα (π.χ. άδειες απουσίας κλπ) ο Εσωτερικός Ελεγκτής αποτείνεται στο Διευθυντή Διοίκησης και Οικονομικών.

1.5. Εξουσίες

Oι Λειτουργοί/ Βοηθοί Λειτουργοί του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου έχουν τις ακόλουθες εξουσίες:

• Πρόσβαση χωρίς κανένα περιορισμό σε όλα τα Αρχεία (π.χ. βιβλία, έγγραφα, λογαριασμούς, συμβόλαια, πρακτικά, εντάλματα πληρωμής, τιμολόγια, κ.ά.), στα Περιουσιακά Στοιχεία και Ανθρώπινο Δυναμικό του Πανεπιστημίου, για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.
• Δικαίωμα να εισέρχονται στις κτιριακές εγκαταστάσεις του Πανεπιστημίου και να λαμβάνουν πληροφορίες και επεξηγήσεις που κρίνονται απαραίτητες, από οποιονδήποτε Λειτουργό, για τη διαμόρφωση γνώμης. Ο κάθε Λειτουργός/ Βοηθός Λειτουργός οφείλει να ανταποκρίνεται έγκυρα και έγκαιρα στην παροχή όλων των πληροφοριών και επεξηγήσεων που του ζητούνται.
• Δικαίωμα να συνεργάζονται με ανεξάρτητους ελεγκτές και να λαμβάνουν συμβουλές από Ειδικούς, όταν και όπου αυτό κρίνεται αναγκαίο για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων τους.

 Ο Εσωτερικός Ελεγκτής έχει επιπλέον την εξουσία:

• Για άμεση επικοινωνία με τον Πρόεδρο του Συμβουλίου, τον Πρύτανη, τον Πρόεδρο ή/και τα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου, ή/και οποιαδήποτε άλλα άτομα κρίνει ότι θα πρέπει να τύχουν οποιασδήποτε άμεσης ενημέρωσης, για θέματα που προκύπτουν από τον έλεγχό του.
• Να επιλέγει αυτεπάγγελτα θέματα για έλεγχο, καθορίζει πεδία εργασίας και υιοθετεί τις τεχνικές που απαιτούνται για να επιτύχει τους ελεγκτικούς του στόχους.
• Να λαμβάνει πληροφορίες, στοιχεία, έγγραφα και επεξηγήσεις, που κρίνονται απαραίτητα για την ολοκλήρωση των ελεγκτικών του εργασιών, από οποιοδήποτε άτομο, οργανισμό, εταιρεία ή ίδρυμα, για διαμόρφωση της γνώμης του.
• Να εκφράζει απόψεις σε θέματα της αρμοδιότητάς του και να εισηγείται βελτιώσεις ή διορθώσεις σε θέματα που αφορούν νέες πολιτικές ή αλλαγές υφιστάμενης πολιτικής του Πανεπιστημίου.

1.6. Ανεξαρτησία

“Ανεξαρτησία”: Οι λειτουργοί του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου θεωρούνται ως ανεξάρτητοι όταν μπορούν να φέρνουν εις πέρας τις εργασίες τους ελεύθερα και αντικειμενικά. Η ανεξαρτησία επιτρέπει στους λειτουργούς να φθάνουν σε αμερόληπτα και δίκαια συμπεράσματα σε ότι αφορά τους ελέγχους που κάνουν.

“Αντικειμενικότητα”: Η αμερόληπτη στάση που επιτρέπει στους λειτουργούς του Τμήματος του Εσωτερικού Ελέγχου να φέρνουν εις πέρας τις εργασίες τους με τέτοιο τρόπο ώστε και οι ίδιοι να πιστεύουν ότι τα συμπεράσματά τους αντιπροσωπεύουν τη δουλειά τους και ότι δεν έγιναν εκπτώσεις σε ότι αφορά την ποιότητα της εργασίας τους.

Η ανεξαρτησία του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου επιτυγχάνεται υιοθετώντας τις ακόλουθες βασικές αρχές:

Το Τμήμα  Εσωτερικού Ελέγχου:

• Έχει τη δικαιοδοσία να διεξάγει αυτεπάγγελτα ελέγχους, σε θέματα που ο ίδιος κρίνει αναγκαίο να γίνουν.
• Υποβάλλει τις Εκθέσεις Ελέγχου, στην Επιτροπή Ελέγχου, για μελέτη και υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο.
• Δεν έχει ευθύνη ή εξουσία σε δραστηριότητες που ελέγχει.
• Παρακάθεται στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου για παροχή πληροφοριών για τα θέματα αλλά, δεν έχει δικαίωμα ψήφου στη λήψη αποφάσεων.
• Παρακάθεται στις συνεδρίες Σωμάτων ή Επιτροπών με την ιδιότητα του Παρατηρητή, όπου το Συμβούλιο κρίνει σκόπιμο.

 Οι Λειτουργοί/ Βοηθοί Λειτουργοί του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου δεν συμμετέχουν σε οποιεσδήποτε δραστηριότητες, τις οποίες θα ελέγξουν ή θα αξιολογήσουν και που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την αντικειμενικότητα και ανεξαρτησία τους και συγκεκριμένα:

• Δεν διενεργούν οποιαδήποτε διοικητικά ή λειτουργικά καθήκοντα.
• Δεν αναπτύσσουν ή εγκαθιστούν προγράμματα και διαδικασίες.
• Δεν διενεργούν ή εγκρίνουν λογιστικές εγγραφές.

1.7. Ευθύνη

Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου έχει την ευθύνη να:

• Ετοιμάζει μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών εσωτερικού ελέγχου, βασισμένο στην αξιολόγηση κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών ελέγχου που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά/ Εκτελεστικά Όργανα ή την Επιτροπή Ελέγχου και να το υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου για έγκριση.
• Ετοιμάζει Εκθέσεις Ελέγχου και τις υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου, μαζί με τις απόψεις/ σχόλια και εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, συνοψίζοντας τα αποτελέσματα και τις εισηγήσεις για επίλυση ή βελτίωση των θεμάτων που εγείρονται.
• Λαμβάνει γραπτές απαντήσεις από τα Ανώτερα Διοικητικά/ Εκτελεστικά Όργανα, για τα διορθωτικά μέτρα που έγιναν ή που προγραμματίζονται να γίνουν, σε συγκεκριμένο χρονικό διάστημα από την ημερομηνία λήψης απόφασης από το Συμβούλιο. Αξιολογεί και παρακολουθεί τις προτεινόμενες ενέργειες.
• Συνεργάζεται με ανεξάρτητους ελεγκτές, όταν χρειάζεται, με σκοπό την παροχή βέλτιστης ελεγκτικής κάλυψης του Πανεπιστημίου.
• Χρησιμοποιεί εξωτερικές υπηρεσίες ή συμβουλές για κάλυψη των αναγκών διεκπεραίωσης των ελεγκτικών του εργασιών.
• Διερευνά ή βοηθά στη διερεύνηση σημαντικών υποψιών για πιθανές ενέργειες απάτης, ατασθαλίας, παρανομίας, παρατυπίας ή κακοδιαχείρισης μέσα στο Πανεπιστήμιο, μετά από οδηγίες της Επιτροπής Ελέγχου ή/και αυτεπάγγελτα και υποβάλλει σχετικές εκθέσεις.
• Μεριμνά για τη διατήρηση επαγγελματικά καταρτισμένου προσωπικού στο Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου, με ικανοποιητικές γνώσεις, ικανότητες, εμπειρία και επαγγελματικά προσόντα, για να καλύπτει τις ανάγκες για διεκπεραίωση των εργασιών ελέγχου.

1.8. Εργασίες Εσωτερικού Ελέγχου

Οι εργασίες του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου και τον Κώδικα Δεοντολογίας και επικεντρώνονται:

1. Στην παροχή μιας ανεξάρτητης και αντικειμενικής εκτίμησης των εσωτερικών συστημάτων ελέγχου και των διαδικασιών που ακολουθούνται για τη διαχείριση κινδύνων, ελέγχου και διοίκησης, όπως σχεδιάστηκαν από τις Αρχές του Πανεπιστημίου και λειτουργούν με τρόπο που να διασφαλίζεται ότι:

• Οι τομείς υψηλού κινδύνου προσδιορίζονται κατάλληλα και ρυθμίζονται.
• Οι οικονομικές καταστάσεις παρουσιάζουν αληθινή και δίκαιη οικονομική κατάσταση του Πανεπιστημίου και οι διοικητικές και λειτουργικές πληροφορίες είναι ακριβείς, αξιόπιστες και έγκαιρες.
• Υπάρχει πλήρης εφαρμογή και συμμόρφωση με τις Πολιτικές, τα Πρότυπα, τις Διαδικασίες, τους Νόμους, τους Κανονισμούς, τους Κανόνες, τις Εγκυκλίους και τις Αποφάσεις των αρμοδίων Σωμάτων, Επιτροπών και Οργάνων του Πανεπιστημίου.
• Δεν υπάρχει διασπάθιση των οικονομικών πόρων του Πανεπιστημίου και η διαχείρισή τους γίνεται με βάση τις αρχές της χρηστής διοίκησης.
• Η ποιότητα και η βελτίωση των εργασιών ενθαρρύνονται από τις διαδικασίες και τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου του Πανεπιστημίου. 
• Τα σημαντικά νομοθετικά και ρυθμιστικά ζητήματα που παρουσιάζονται στο Πανεπιστήμιο αναγνωρίζονται και αντιμετωπίζονται κατάλληλα.

1. Στη διεξαγωγή ειδικών ελέγχων, ερευνών, μελετών για διευκόλυνση των Αρχών στην λήψη ορθών και έγκαιρων αποφάσεων.
2. Στη συνεργασία με το Γενικό Ελεγκτή για καλύτερο συντονισμό των εργασιών και επιτυχία στους κοινούς στόχους.
3. Στη διεξαγωγή μελετών και άλλων εργασιών, οι οποίες κρίνονται απαραίτητες από τις Διοικητικές Αρχές του Πανεπιστημίου, για την αποτελεσματική λειτουργία του.

1.9. Οργανόγραμμα Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου

2. Εργασίες Ελέγχου

Οι εργασίες του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου διακρίνονται σε Προγραμματισμένες και σε Μη Προγραμματισμένες/ Ειδικές Έρευνες.

2.1. Προγραμματισμένες Εργασίες Ελέγχου 
Οι προγραμματισμένες εργασίες του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, εγκρίνονται από την Επιτροπή Ελέγχου του Συμβουλίου, μέσω του Προγράμματος Εργασιών Ελέγχου.

Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγει ένα ευρύ φάσμα ελέγχων, συμπεριλαμβανομένων των πιο κάτω:

2.1.1. Οικονομικός Έλεγχος
Εξετάζει ζητήματα σχετικά με το λογιστικό χειρισμό και την ετοιμασία των οικονομικών καταστάσεων. Σκοπός του οικονομικού ελέγχου είναι να εξακριβώσει ότι, οι οικονομικές δραστηριότητες του Πανεπιστημίου αντανακλώνται ορθά και δίκαια στις Οικονομικές του Καταστάσεις και ότι τα περιουσιακά στοιχεία του Πανεπιστημίου είναι διασφαλισμένα.

2.1.2. Έλεγχος Συμμόρφωσης
Καθορίζει το βαθμό συμμόρφωσης του Πανεπιστημίου με τους Νόμους, Κανονισμούς, Κανόνες, Αποφάσεις και Οδηγίες, που ρυθμίζουν τη λειτουργία του όπως επίσης και σύμφωνα με τις διαδικασίες και τις συμβατικές του υποχρεώσεις.

2.1.3 Λειτουργικός Έλεγχος
Επιθεωρεί τα εσωτερικά συστήματα και τις διαδικασίες ελέγχου της λειτουργίας του Πανεπιστημίου και εξετάζει τη δυνατότητα υιοθέτησης νέων μεθόδων, που μπορούν να βελτιώσουν την αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα και να συμβάλουν στη μείωση των κινδύνων.

2.1.3. Έλεγχος Πληροφορικών Συστημάτων
Αξιολογεί τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου των πληροφορικών συστημάτων, την ασφάλεια των δεδομένων, τις διαδικασίες ανάπτυξης των συστημάτων και τις απαιτήσεις τους.

2.1.4. Συμβουλευτικές Υπηρεσίες
Καλύπτει ένα ευρύ φάσμα συμβουλευτικών υπηρεσιών, που επιτρέπει στο Πανεπιστήμιο να αξιοποιήσει τις γνώσεις και εμπειρίες του Εσωτερικού Ελεγκτή, στην επίλυση προβλημάτων, στη μείωση των κινδύνων και στη βελτίωση των διαδικασιών λειτουργίας του.

2.2. Μη προγραμματισμένες Εργασίες/ Ειδικές Έρευνες
Η ανάθεση εντολών/ οδηγιών στον Εσωτερικό Ελεγκτή, για διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών, γίνεται ως ακολούθως:

1. Ο Πρόεδρος του Συμβουλίου και ο Πρύτανης δύνανται να ζητούν τη διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών, από την Επιτροπή Ελέγχου. Ο Πρύτανης μπορεί να χρησιμοποιεί τις υπηρεσίες του Εσωτερικού Ελεγκτή, για ανάθεση ειδικών ερευνών στο πλαίσιο της άσκησης των δικών του καθηκόντων, σε συνεννόηση με τον Πρόεδρο της Επιτροπής Ελέγχου.
2. Αξιωματούχοι του Πανεπιστημίου (Αντιπρυτάνεις, Διευθυντής Διοίκησης και Οικονομικών) μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα για διεξαγωγή Ειδικών Ερευνών, στον Πρύτανη. Ο Πρύτανης τα αξιολογεί και τα υποβάλλει στην Επιτροπή Ελέγχου, για λήψη απόφασης.
3. H Επιτροπή Ελέγχου αποφασίζει για την αναγκαιότητα διεξαγωγής της Ειδικής Έρευνας ή άλλης εργασίας και καθορίζει τη σειρά προτεραιότητάς της.
4. Ο Εσωτερικός Ελεγκτής μπορεί αυτεπάγγελτα να επιλέγει θέματα για έλεγχο, να καθορίζει πεδία εργασίας και να υιοθετεί τεχνικές που απαιτούνται για να επιτύχει τους ελεγκτικούς του στόχους.

2.3. Διαδικασίες/ Στάδια Ελέγχου
Οι δραστηριότητες του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου διεξάγονται με βάση τον Κώδικα Δεοντολογίας και τα Διεθνή Πρότυπα για την Επαγγελματική Εφαρμογή του Εσωτερικού Ελέγχου.

2.3.1. Ετοιμασία και Έγκριση Προγράμματος Εργασιών Ελέγχου:
Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου καταρτίζει ένα μονοετές, διετές ή τριετές πρόγραμμα εργασιών ελέγχου, βασισμένο σε μια κατάλληλη μέθοδο αξιολόγησης κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων οποιωνδήποτε κινδύνων ή ανησυχιών που αναγνωρίζονται από τα Ανώτερα Διοικητικά/ Εκτελεστικά Όργανα του Πανεπιστημίου ή την Επιτροπή Ελέγχου. Το Πρόγραμμα Εργασιών Ελέγχου υποβάλλεται για έγκριση στην Επιτροπή Ελέγχου, στην αρχή του έτους και αναθεωρείται σε οποιοδήποτε στάδιο κατά τη διάρκεια του έτους, όταν κριθεί αναγκαίο.

2.3.2. Στάδια Ελέγχου:

2.3.2.1. Εναρκτήρια συνάντηση
Οι εργασίες ελέγχου αρχίζουν με μιαν εναρκτήρια συνάντηση, για συζήτηση μεταξύ Λειτουργών/ Βοηθών Λειτουργών του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου και Λειτουργών του ελεγχόμενου Τμήματος/ Υπηρεσίας, του σκοπού και στόχου του ελέγχου. Σημειώνεται ότι οι εργασίες ελέγχου μπορεί να αρχίσουν χωρίς καμία ειδοποίηση ή συνάντηση, αν κριθεί ότι ο αιφνίδιος έλεγχος διασφαλίζει καλύτερα την επιτυχία των στόχων του ελέγχου.

2.3.2.2. Διεξαγωγή εργασιών ελέγχου
Εφόσον κάθε έλεγχος είναι μοναδικός, οι διαδικασίες διεξαγωγής ελέγχου μπορεί να διαφέρουν. Σ’ έναν τυπικό έλεγχο, οι Λειτουργοί του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου αξιολογούν την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου, που σχεδιάστηκαν και υιοθετήθηκαν σε ένα Τμήμα/ Υπηρεσία και ελέγχουν τη συμβατότητα των διαδικασιών που εφαρμόζονται, με τα συστήματα αυτά.

2.3.2.3. Τελική συνάντηση με τους ενδιαφερόμενους
Με την ολοκλήρωση των εργασιών ελέγχου επισημαίνονται όλα τα θέματα/ ζητήματα τα οποία χρήζουν ενημέρωσης ή/και περαιτέρω διευκρινίσεων από τους ενδιαφερόμενους.

Στην τελική διευκρινιστική συνάντηση με τους ενδιαφερόμενους Λειτουργούς των Υπηρεσιών/ Τμημάτων, γίνεται παρουσίαση των θεμάτων/ ζητημάτων, διαπιστώσεων και εισηγήσεων και προσδιορίζονται οι τελικές απόψεις και εισηγήσεις.

2.3.2.4. Ετοιμασία και αποστολή της Έκθεσης Ελέγχου στους ενδιαφερόμενους
Ο Εσωτερικός Ελεγκτής αποστέλλει την τελική του Έκθεση στους ενδιαφερόμενους, για τυχόν σχόλια/ απόψεις/ εισηγήσεις.

Η τελική Έκθεση Ελέγχου περιλαμβάνει:

• Περίληψη (executive summary) με τα σημαντικότερα συμπεράσματα και εισηγήσεις.
• Λεπτομερή Έκθεση με τις παρατηρήσεις, διαπιστώσεις, συμπεράσματα και εισηγήσεις.
• Τυχόν άλλα στοιχεία/ αναφορές/ έγγραφα κριθούν αναγκαία.

2.3.2.5. Μελέτη Έκθεσης από τους ενδιαφερόμενους και αποστολή σχολίων/απόψεων/εισηγήσεων
Οι ενδιαφερόμενοι υποβάλλουν στον Εσωτερικό Ελεγκτή τα σχόλια/ απόψεις/ εισηγήσεις τους, εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία αποστολής της τελικής Έκθεσης. Η μη λήψη απάντησης, εντός του πιο πάνω χρονικού πλαισίου, θα ερμηνεύεται ότι οι ενδιαφερόμενοι δεν έχουν οποιαδήποτε σχόλια/ απόψεις ή εισηγήσεις και ότι συμφωνούν με το περιεχόμενο, τα συμπεράσματα και τις εισηγήσεις της Έκθεσης.

Η τελική Έκθεση του Εσωτερικού Ελεγκτή, μαζί με τις απόψεις/ σχόλια/ εισηγήσεις των ενδιαφερομένων, υποβάλλονται στην Επιτροπή Ελέγχου, για μελέτη και υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο. 

Σημειώνεται ότι οι Εκθέσεις του Εσωτερικού Ελεγκτή δεν συζητούνται σε άλλο Σώμα/ Επιτροπή πριν τύχουν μελέτης από την Επιτροπή Ελέγχου.

2.3.2.6. Μελέτη Έκθεσης από την Επιτροπή Ελέγχου:
Η Επιτροπή Ελέγχου μελετά την Έκθεση Ελέγχου και τα σχετικά σχόλια/ απόψεις των ενδιαφερομένων.

2.3.2.7. Υποβολή εισηγήσεων
Η Επιτροπή Ελέγχου υποβάλλει τις εισηγήσεις της στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, για λήψη απόφασης.

2.3.2.8. Παρακολούθηση Υλοποίησης των Αποφάσεων (Follow Up):
Το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου παρακολουθεί την υλοποίηση των αποφάσεων του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου και ενημερώνει ανάλογα την Επιτροπή Ελέγχου.

2.3.2.9. Ανατροφοδότηση
Τα αποτελέσματα του ελέγχου, οι αποφάσεις της Επιτροπής Ελέγχου και η υλοποίησή τους από τις αρμόδιες Υπηρεσίες χρησιμοποιούνται για την ετοιμασία του ελεγκτικού πλάνου για το επόμενο έτος.

2.4. Διάγραμμα Ροής Διαδικασιών Ελέγχου

3. Επιτροπή Ελέγχου

3.1. Μέλη Επιτροπής Ελέγχου
Το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, κατά την 1η Συνεδρία του, ημερομηνίας 21 Μαρτίου 2012, διόρισε τον πρώτο Πρόεδρο και τα πρώτα μέλη της Επιτροπής Ελέγχου.

Σημειώνεται ότι, στην Επιτροπή Ελέγχου παρευρίσκεται και ο Εσωτερικός Ελεγκτής, για παροχή πληροφοριών χωρίς δικαίωμα ψήφου.

3.2. Όροι Εντολής Επιτροπής Ελέγχου
Η Επιτροπή Ελέγχου είναι αρμόδια για υποβολή εισηγήσεων στο Συμβούλιο για βελτίωση των εσωτερικών συστημάτων και διαδικασιών λειτουργίας του Πανεπιστημίου, την αποτελεσματική διαχείριση των οικονομικών του πόρων, τη διασφάλιση των Περιουσιακών του Στοιχείων, τη διαχείριση των κινδύνων και την αξιολόγηση των διαδικασιών διακυβέρνησης.

Καθοδηγεί το Συμβούλιο σε πολιτικές και αποφάσεις, που επιβεβαιώνουν την τήρηση των Νόμων, Κανονισμών, Κανόνων και αποφάσεων των Διοικητικών Αρχών, τις ακριβείς οικονομικές καταστάσεις, την υγιή διαχείρισης των κινδύνων και τη δεοντολογική συμπεριφορά.

Διευκρινίζεται ότι, αν και δεν είναι καταγεγραμμένο ρητώς στους πιο πάνω Όρους Εντολής, η Επιτροπή Ελέγχου μετά και από τις προφορικές διαβεβαιώσεις του Προέδρου του Συμβουλίου κατά την 10η Συνεδρία του Συμβουλίου ημερομηνίας 19 Δεκεμβρίου 2012, διατηρεί τις εκτελεστικές της αρμοδιότητες.

3.3. Σύσταση
Η Επιτροπή Ελέγχου είναι πενταμελής εκτός και αν το Συμβούλιο αποφασίσει διαφορετικά και απαρτίζεται από ανεξάρτητα, εξωτερικά μέλη του Συμβουλίου του Πανεπιστημίου.

Η Επιτροπή Ελέγχου αναφέρεται στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου, το οποίο ενημερώνει για τις αποφάσεις της και στο οποίο υποβάλλει τις εισηγήσεις και απόψεις της για θέματα που εμπίπτουν στις αρμοδιότητές της.

Ο Πρόεδρος της Επιτροπής Ελέγχου ορίζεται από το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου.

Η θητεία των μελών της Επιτροπής διαρκεί για όσο χρονικό διάστημα τα μέλη της, παραμένουν μέλη του Συμβουλίου.

3.4. Συνεδριάσεις

Η Επιτροπή Ελέγχου συνέρχεται σε συνεδρίες, σε τακτά χρονικά διαστήματα, για συζήτηση των Εκθέσεων Ελέγχου του Εσωτερικού Ελεγκτή και άλλων θεμάτων συναφών με τους στόχους της.

Στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου παρακάθεται και ο Εσωτερικός Ελεγκτής για παροχή πληροφοριών για τα θέματα αλλά, δεν έχει δικαίωμα ψήφου στη λήψη αποφάσεων.

Δικαίωμα σύγκλησης της Επιτροπής Ελέγχου έχει ο Πρόεδρος της Επιτροπής, ο οποίος καταρτίζει την ημερήσια διάταξη και προεδρεύει των συνεδριών.

Η Επιτροπή Ελέγχου έχει τη διακριτική ευχέρεια να προσκαλεί στις συνεδρίες της Συμβούλους/ Εμπειρογνώμονες ή άλλους Λειτουργούς του Πανεπιστημίου ή Παρατηρητές.

Με ευθύνη του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου τηρούνται Πρακτικά συνεδριάσεων, καθώς και σχετικό Αρχείο.

Απαρτία στις συνεδρίες της Επιτροπής υπάρχει, όταν είναι παρούσα η πλειοψηφία της Επιτροπής Ελέγχου (συμπεριλαμβανομένου του Προέδρου της). 

Οι αποφάσεις στις συνεδρίες της Επιτροπής Ελέγχου λαμβάνονται με απλή πλειοψηφία και είναι άμεσα εκτελεστέες. Διευκρινίζεται ότι όταν κάποιο μέλος της Επιτροπής Ελέγχου διαφωνεί με την απόφαση της πλειοψηφίας, η διαφωνία του θα καταγράφεται και το θέμα, αν το επιθυμεί, να παραπέμπεται στο Συμβούλιο.

3.5. Αρμοδιότητες, Δικαιώματα και Εξουσίες
Η Επιτροπή Ελέγχου, στα πλαίσια της αποτελεσματικής υλοποίησης του σκοπού σύστασής της, έχει τις πιο κάτω αρμοδιότητες, δικαιώματα και εξουσίες:

3.5.1. Γενικά:

1. Έχει τη διακριτική ευχέρεια να δίνει οδηγίες για τη διεξαγωγή ειδικών Ερευνών/ Μελετών/ Ελέγχων και εξετάζει τα ευρήματα των σχετικών εκθέσεων.
2. Αποφασίζει για την αναγκαιότητα διεξαγωγής Ειδικών Ερευνών, που δύνανται να υποβάλλονται από τον Πρόεδρο του Συμβουλίου και τον Πρύτανη και καθορίζει τη σειρά προτεραιότητάς τους.
3. Αναζητεί και εξασφαλίζει οποιαδήποτε πληροφορία από μέλος του προσωπικού ή/και από εξωτερική πηγή.
4. Λαμβάνει έγγραφα και πληροφορίες από οποιοδήποτε μέλος της Πανεπιστημιακής Κοινότητας, για την αποτελεσματική εκπλήρωση των καθηκόντων της.
5. Εξασφαλίζει οποιαδήποτε εξωτερική υπηρεσία από ανεξάρτητους Συμβούλους (π.χ. Λογιστές, Νομικούς κ.ά.), για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων της.
6. Συναντάται με τη Διοίκηση και τα Όργανα του Πανεπιστημίου για συζήτηση οποιωνδήποτε θεμάτων της Επιτροπής ή θεμάτων που η Διοίκηση θεωρεί ότι θα πρέπει να συζητηθούν εμπιστευτικά με την Επιτροπή Ελέγχου.
7. Εξετάζει περιοδικά την καταλληλότητα των “Όρων Εντολής” της και εισηγείται αλλαγές.
8. Μελετά τις εκθέσεις ελέγχου που υποβάλλονται από το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου και διαβεβαιώνεται ότι, η Διοίκηση και τα Όργανα του Πανεπιστημίου ανταποκρίνονται κατάλληλα στα ζητήματα που προκύπτουν.
9. Προβαίνει σε περιοδικές εκτιμήσεις και αναθεωρήσεις των “Κανόνων Εσωτερικού Ελέγχου”, των πολιτικών και εσωτερικών συστημάτων και διαδικασιών λειτουργίας του Πανεπιστημίου και εισηγείται στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου τροποποιήσεις.
10. Αξιολογεί την οργανωτική δομή του Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, για επιβεβαίωση της δυνατότητας διεκπεραίωσης του Προγράμματος Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου έγκυρα, έγκαιρα και αποτελεσματικά.
11. Μελετά και εξετάζει εκθέσεις, που υποβάλλονται στο Συμβούλιο του Πανεπιστημίου και σχετίζονται με τις αρμοδιότητές της.
12. Διατηρεί ανοικτή επικοινωνία με τον Εσωτερικό Ελεγκτή, το Γενικό Ελεγκτή και το Συμβούλιο του Πανεπιστημίου.
13. Συναντάται με το Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας ή εκπρόσωπό του ή με οποιοδήποτε εξωτερικό σύμβουλο κρίνει απαραίτητο.
14. Προβαίνει σε οποιεσδήποτε άλλες δραστηριότητες ή ενέργειες που θα την βοηθήσουν στη διεκπεραίωση των Όρων Εντολής της.

3.5.2. Συστήματα Εσωτερικού Ελέγχου και Αξιολόγηση Κινδύνων

1. Σε συνεργασία με τη Διοίκηση, τα Όργανα του Πανεπιστημίου και τον Εσωτερικό Ελεγκτή, μελετά τις εκθέσεις του Γενικου Ελεγκτή.
2. Συνοψίζει τους σημαντικούς κινδύνους, επιθεωρεί τις πολιτικές και τις διαδικασίες για τη διαχείρισή τους και αξιολογεί τα μέτρα που λαμβάνει η Διοίκηση και τα Όργανα του Πανεπιστημίου για να ελέγξει τους κινδύνους αυτούς.
3. Εξετάζει με τη Διοίκηση και τα Όργανα του Πανεπιστημίου και τον Εσωτερικό Ελεγκτή, τις σημαντικές Λογιστικές Αρχές.
4. Εξετάζει, επιθεωρεί και κρίνει την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου (Internal Control Systems) του Πανεπιστημίου, σε συνεργασία με τη Διοίκηση και τα Όργανα του Πανεπιστημίου και αναφορικά με:
   • Την αξιολόγηση της αποδοτικότητας των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Πανεπιστημίου.
   • Την επάρκεια των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου του Πανεπιστημίου, συμπεριλαμβανομένων των πληροφορικών συστημάτων ελέγχου και ασφάλειας.
   • Οποιεσδήποτε παρατηρήσεις ή/και εισηγήσεις για βελτίωση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου από τον Εσωτερικό Ελεγκτή ή το Γενικό Ελεγκτή.
   • Πρόγραμμα Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου.
5. Εγκρίνει το μονοετές, διετές ή τριετές Πρόγραμμα Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου.
6. Ενημερώνεται για τις έκτακτες και μη προγραμματισμένες εργασίες ελέγχου, καθώς και τις συμβουλευτικές και άλλες εργασίες που αναλαμβάνει το Τμήμα Εσωτερικού Ελέγχου, κατά τη διάρκεια του έτους.
7. Παραλαμβάνει και εγκρίνει τις ετήσιες αναθεωρήσεις του Προγράμματος Εργασιών Εσωτερικού Ελέγχου, όπως διαμορφώνονται κατά τη διάρκεια του έτους.
8. Ενημερώνεται από τον Εσωτερικό Ελεγκτή, για οποιεσδήποτε δυσκολίες προκύπτουν κατά τη διεκπεραίωση των εργασιών του, συμπεριλαμβανομένων, οποιωνδήποτε εμποδίων στην πρόσβασή του, στη συλλογή των στοιχείων ή οποιωνδήποτε άλλων δυσκολιών στην εκπλήρωση της αποστολής του.